معاملات بزرگ B2B در سورسینگ کالا از چین، کمتر بر سر اختلاف قیمت و بیشتر بهدلیل نقص در مستندات فنی و بازرگانی شکست میخورند. یک کارخانه صنعتی بر اساس نقشه و دیتاشیت فنی اعلام قیمت میکند، نه بر اساس توضیحات کلی. خریدارانی که شرح فنی کامل ارائه میدهند، پیشفاکتورهای دقیق و قابل مقایسه دریافت میکنند، در حالی که ارائه اطلاعات مبهم تنها منجر به دریافت کاتالوگهای عمومی خواهد شد.
دفتر Capella Star این مستندات را ذیل پرونده تجاری یکپارچه مدیریت میکند. برای شروع فرآیند نیازی به تمام اسناد گمرکی در روز اول نیست، بلکه وجود مدارک پایه برای طبقهبندی کالا، مبدأ و مقصد الزامی است.
۱. اسناد مورد نیاز از خریدار (پیش از شروع گفتوگو با تولیدکننده)
- کشور مقصد و در صورت امکان نام بندر یا محل دقیق اجرای پروژه.
- حجم سفارش اولیه یا نیاز سالانه، و تعیین اینکه آیا سفارش آزمایشی (Trial Order) است یا خیر.
- نقشههای فنی، دیتاشیت، عکس نمونه مرجع یا پارتنامبر دقیق.
- گواهینامهها و استانداردهای الزامی کشور مقصد (مانند CE, RoHS, ISO و...).
- الزامات بستهبندی، نشانگذاری (Labelling) و استانداردهای مورد تایید.
- شرایط تحویل ترجیحی (Incoterms) و زمانبندی واقعبینانه برای تصمیمگیری.
۲. مستندات مورد نیاز از تامینکننده (پس از شفاف شدن درخواست)
- شناسنامه رسمی شرکت، نشانی کارخانه و معرفی نماینده پاسخگو.
- مشخصات کامل فنی کالا شامل جنس، ابعاد، ظرفیت و تصاویر واقعی از خط تولید.
- حداقل حجم سفارش (MOQ)، زمان ساخت (Lead Time)، نوع بستهبندی صادراتی و وزن/ابعاد محموله.
- گواهینامههای کیفیت و گزارشهای تست آزمایشگاهی دارای تاریخ اعتبار.
- پیشفاکتور رسمی (Proforma Invoice) با درج ارز معامله، مدت اعتبار و مبدأ دقیق.
کد تعرفه گمرکی (HS Code) و بازرسی کیفیت
کد تعرفه گمرکی جهت محاسبات ترخیص بسیار مفید است اما برای ثبت اولیه پرونده در Capella Star الزامی نیست. بازرسی فنی شخص ثالث (AQL، ممیزی کارخانه و عکسبرداری در زمان بارگیری) پس از نهایی شدن لیست کوتاه تامینکنندگان و پیش از عقد قرارداد نهایی به پرونده افزوده میشود.
ارائه شرح فنی کامل معامله را تضمین نمیکند، اما این اطمینان را میدهد که اولین پاسخ دریافتی، ارزیابی واقعی کالا و شرایط تجاری آن خواهد بود.